Information om personuppgiftshantering

I samband med införandet av den nya dataskyddsförordningen GDPR kommer Consensus implementera en rad åtgärder för att säkerställa studenternas och medlemmarnas integritet och informationssäkerhet.

Om du vill veta exakt vilka uppgifter vi har om dig, eller vill att vi uppdaterar eller raderar dina uppgifter, så ska du skicka en förfrågan till mea@consensus.liu.se. Vi behandlar ditt ärende skyndsamt.

Behandling av personuppgifter

Consensus lagrar personuppgifter för hanteringen av kårmedlemskap i enlighet med Högskoleförordningen och Ladokförordningen.

Consensus arbetsmarknadsmässa CARMA

I samband med CARMA - Consensus arbetsmarknadsmässa, lagras kontakt- och personuppgifter i form av ett digitalt kontaktregister. Överföring av uppgifter till framtida berörda personer inom CARMA-organisationen kan komma att ske (exempelvis till värd inför mässdagen). Ändamålet är för att möjliggöra ert medverkande i CARMA enligt era egna önskemål. Uppgifter om representanter från företag sparas tills dess att CARMA 2023 är slutfört. Övriga uppgifter om företagets deltagande sparas i tre år från den senaste gången företaget deltog på CARMA

Hantering av uppgifter om personer inom Consensus

Om du har en roll inom Consensus eller har en koppling, så behöver vi vissa uppgifter om dig. Det gäller om du har ett förtroendeuppdrag, är kontaktperson för en LUST förening, är sektionsaktiv eller deltar på event som Consensus ansvarar för där anmälningslistor används

Vi hanterar bara de uppgifter du själv eller dina företrädare ger oss så länge det finns ett behov eller syfte.

Vilka uppgifter vi hanterar och varför

Vi samlar in de uppgifter som behövs utifrån din roll i organisationen. Om du har ett förtroendeuppdrag behöver vi kunna kontakta dig, och behöver därför hantera information om ditt namn, telefonnummer och mailadress. Om du ska delta i ett fysiskt möte behöver vi känna till dina kostpreferenser, allergier och tillgänglighetsbehov. Om du för Consensus talan, eller på annat sätt aktivt framträder inom organisationen, kan vi även ha intresse av att hantera bilder på dig. Du har dock rätt att begära att vi inte ska göra det. Den rättsliga grunden är i dessa fall vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Om du deltar i någon aktivitet men inte aktivt framträder, så kan vi ibland be att få hantera bilder på dig. Den rättsliga grunden är då samtycke.

Om du är arvoderad eller av andra skäl erhåller en ekonomisk ersättning från Consensus behöver vi även behandla dina uppgifter för bokföringen.

Delning och lagring av dina uppgifter

Vanligtvis är information om dig bara tillgänglig för Consensus styrelse. Informationen lagras på servrar som tillhör leverantörer eller underleverantörer av de IT-tjänster vi använder.

När det är berättigat utifrån din aktiva roll som aktiv med koppling till Consensus, eller efter att du har gett ditt samtycke, kan vi dela bilder på dig med andra när vi kommunicerar eller informerar om Consensus verksamhet.

När du anmäler dig till möten aktiviteter eller fullmäktige kommer det tydligt framgå ifall vi behöver dela dina uppgifter med olika personer eller eventuella samarbetspartner.

Om du utses till studentrepresentant kommer vi att lämna över vissa uppgifter från din ansökan till LiU eller kontaktpersonen för studetrepresentantuppdraget.

Vi kommer att radera dina uppgifter i samband med att du avslutar ditt engagemang inom Consensus eller din koppling till Consensus upphör. Vi kan dock arkivera ditt namn och eventuell sektionstillhörighet samt bilder på dig, exempelvis i möteshandlingar och i våra informationskanaler. Det behövs för att våra medlemmar ska få insyn och kunna följa verksamheten. Innan vi arkiverar dina uppgifter gör vi alltid en extra bedömning utifrån vårt och ditt berättigade intresse eller det samtycke du har gett.

Övrig hantering

I den mån vi hanterar dina personuppgifter kan de komma att lagras på servrar som tillhör våra leverantörer eller underleverantörer av IT-tjänster. Vi upprättar alltid avtal med dessa leverantörer och kontrollerar att de hanterar dina uppgifter på ett säkert sätt.

Om du kommunicerar med oss hanterar vi de uppgifter du själv lämnar. I regel raderar vi all korrespondens inom två år. Vissa uppgifter kan dock komma att arkiveras, exempelvis vissa uppgifter som utgör underlag till rapporter och utredningar. Vid arkivering anonymiserar vi så mycket information som möjligt Den rättsliga grunden är då vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Om du har sökt ett uppdrag inom Consensus hanterar vi den information du tillhandahållit samt eventuellt information från referenspersoner eller motsvarande. Vi raderar informationen i nära anslutning till att rekryteringen har avslutats. Den rättsliga grunden är då vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Om du har anmält dig till ett event som Consensus anordnar, kommer vi att behandla de uppgifter du då har tillhandahållit. Vi ber bara om de uppgifter som behövs för att underlätta ditt deltagande. Innan du lämnar dina uppgifter till oss kommer du få tydlig information ifall vi kommer dela dina uppgifter med någon samarbetspartner eller andra deltagare. Consensus och eventuella samarbetspartners raderar alltid uppgifterna i nära anslutning till att eventet har avslutats. Den rättsliga grunden är då vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning).

Om du är anhörig till någon som deltar i Consensus styrelses aktiviteter, så kan vi komma att hantera dina kontaktuppgifter. Syftet är att vi ska informera dig ifall det händer personen någonting. Det ligger i både ditt och din anhöriges intresse att ni i så fall ska komma i kontakt med varandra. Vi inhämtar då uppgifterna från den person du är anhörig till. Vi raderar uppgifterna så snart personen inte lägre deltar i Consensus styrelse. Den rättsliga grunden är vårt och ditt berättigade intresse (intresseavvägning) samt tredje parts berättigade intresse.

Vi kan i särskilda undantagsfall komma att hantera personuppgifter enligt andra förfaranden. Detta sker dock ytterst restriktivt och vi informerar de individer som berörs. Detta ska då ske med hänvisning till myndighetsuppdrag eller andra jämförbara skrivelser där Consensus uttryckligen nämns, exempelvis för att bistå en myndighet som specifikt har i uppdrag att involvera Consensus. Den rättsliga grunden för hanteringen är då allmänintresse. 

Om ni har några andra frågor om hur vi hanterar personuppgifter, andra frågor om GDPR eller frågor om kår- och sektiosnmedlemsskap, vänligen kontakta kårens dataskyddsombud på dataskyddsombud@consensus.liu.se (mea@consensus.liu.se)